Verwerkersovereenkomst
Bijlage bij de overeenkomst tussen Noren (demoversie, geen echt bedrijf) ("wij") en de accommodatie ("jij").
Deze bijlage regelt wat er gebeurt met de persoonsgegevens die wij namens jou verwerken. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke: het zijn jouw gasten en jouw afspraken met hen. Wij zijn de verwerker: wij doen wat jij opdraagt en niets daarbuiten.
1. Waar het over gaat
| Onderwerp | Het draaien van het reserveringssysteem waarop jouw accommodatie boekt, communiceert en zijn wettelijke meldingen doet |
| Duur | Zolang de overeenkomst loopt, plus de bewaartermijnen in artikel 7 |
| Aard van de verwerking | Opslaan, ordenen, raadplegen, doorgeven aan de partijen in artikel 5, en verwijderen |
| Doel | Reserveringen afhandelen, gasten informeren, betalingen mogelijk maken, de meldplicht voor logiesverstrekkers uitvoeren, en, als jij dat aanzet, post namens jou versturen aan gasten die daar toestemming voor gaven |
2. Welke gegevens
Van gasten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, aankomst- en vertrekdatum, kamer, aantal personen, bedrag en betaalstatus, opmerkingen die de gast zelf achterlaat, en de taal waarin hij aangesproken wil worden.
Van gasten die online inchecken (alleen bij Spaanse accommodaties): geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, soort en nummer van het identiteitsdocument, geldigheidsdatum, en eventueel een foto van dat document. Deze gegevens zijn wettelijk verplicht op grond van Real Decreto 933/2021 en worden aangeleverd bij het meldsysteem van het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken.
Als jij post namens jou aanzet: of een gast toestemming gaf, wanneer, en waar hij dat deed (de boekingsmodule of het check-informulier), plus het moment waarop hij zich weer afmeldde. Dat laatste is geen administratie om de administratie: zonder dat spoor kun jij niet aantonen dat er toestemming was.
Van jou en je medewerkers: naam, e-mailadres, rol, en wat er in het systeem gedaan is.
Wij vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Zet ze dus ook niet in het opmerkingenveld.
3. Wat wij wel en niet doen
- Wij verwerken uitsluitend op jouw instructie. Deze overeenkomst plus het gebruik van het
systeem is die instructie.
- Wij gebruiken de gegevens van jouw gasten nooit voor onszelf: geen eigen marketing, geen
doorverkoop, geen profielen over accommodaties heen.
- Post namens jou. Zet je het versturen van berichten aan, dan versturen wij die namens jou
en alleen aan gasten die daar toestemming voor gaven. Jij bent en blijft daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt wie wat krijgt en jij bent aanspreekbaar op de toestemming. Wij leveren de techniek, houden bij wanneer en waar een gast ja zei, en zorgen dat afmelden in één klik werkt en blijft werken. Wij versturen nooit iets namens onszelf aan jouw gasten.
- Iedereen bij ons die toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht.
- Meekijken in jouw omgeving voor ondersteuning kan alleen met een vastgelegde reden, en dat
wordt geregistreerd in een logboek dat jij kunt opvragen.
4. Beveiliging
Wat er nu staat, in gewone woorden:
- Alles staat versleuteld tijdens transport (TLS 1.3) en de opslag is versleuteld op schijf.
- Documentnummers van gasten worden apart versleuteld met een sleutel die niet in de database
staat (AES-256-GCM).
- Foto's van identiteitsdocumenten worden versleuteld opgeslagen en verwijderd zodra de
wettelijke melding geaccepteerd is.
- Elke accommodatie is in de database van elke andere gescheiden door row level security, en
dat wordt bij elke wijziging automatisch getest.
- Toegang tot productie is beperkt tot de beheerder, met tweefactorauthenticatie.
- Elke dag een back-up naar Europese opslag, en de herstelproef draait als test mee
(pnpm verify:backup). Een ongeteste back-up telt niet.
- Wij houden bij wie wat wanneer deed. Een spoor van wie er meekeek bewaren we een jaar; wat er
aan een afspraak of een instelling veranderde, bewaren we langer; zie artikel 7.
5. Wie er nog meer bij kan (subverwerkers)
Je geeft toestemming voor deze partijen. Komt er één bij, dan horen we dat minstens dertig dagen van tevoren te melden, en mag je bezwaar maken.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Servers en database | Duitsland |
| Cloudflare | Bescherming, en opslag van documentfoto's | EU-regio |
| Amazon Web Services (SES) | Verzenden van e-mail aan gasten | Ierland |
| Mollie B.V. | Betalingen van gasten | Nederland |
| Beds24 | Koppeling met Booking.com en Airbnb | Duitsland |
Alle vijf verwerken binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte buiten de EER vindt niet plaats; gebeurt dat ooit toch, dan alleen met standaardcontractbepalingen en pas nadat we het je gemeld hebben.
6. Als er iets misgaat
Ontdekken wij een datalek, dan melden we dat binnen 24 uur bij jou, met wat we weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft, hoeveel mensen, wat we eraan doen. Jij beslist of er een melding naar de toezichthouder gaat: het zijn jouw gasten. Wij helpen met de informatie die je daarvoor nodig hebt.
7. Bewaren en weggooien
| Gegevens | Termijn | Waarom |
|---|---|---|
| Reserveringen en facturen | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Gastregistratie (documentnummers) | 3 jaar | Real Decreto 933/2021 |
| Foto's van documenten | tot de melding geaccepteerd is | Langer bewaren mag niet |
| Logboek van wie waarnaar keek | 1 jaar | Na een jaar is dat spoor niets meer waard |
| Logboek van wat er veranderde aan een afspraak of instelling | duur van de overeenkomst + 7 jaar | Anders is een afspraak van drie jaar terug niet meer na te rekenen |
| Toestemming voor post, en het intrekken daarvan | tot je die intrekt, en daarna 3 jaar als bewijs | Zonder dat bewijs kun je niet aantonen dat er toestemming was |
| Al het andere | tot het einde van de overeenkomst | n.v.t. |
Aan het einde van de overeenkomst krijg je binnen dertig dagen een volledige export in een leesbaar formaat. Daarna verwijderen we alles, behalve wat we wettelijk moeten bewaren; wat blijft staan, staat in de tabel hierboven.
8. Rechten van gasten
Vraagt een gast bij jou om inzage, correctie of verwijdering, dan helpen wij je binnen vijf werkdagen aan de gegevens en voeren we de verwijdering uit, behalve waar de wet ons verplicht te bewaren. Vraagt een gast het rechtstreeks aan ons, dan sturen we hem naar jou door en laten we jou dat weten.
9. Controle
Je mag één keer per jaar controleren of wij ons hieraan houden. Wij beantwoorden vragen schriftelijk en laten desgevraagd zien hoe iets werkt. Wil je een externe audit, dan mag dat op eigen kosten, mits aangekondigd en zonder dat andere klanten er iets van merken.
Deze tekst is opgesteld voor dit product en nog niet door een jurist beoordeeld. Zie README.