Mails aan je gast

Je gast krijgt rond zijn verblijf een paar mails uit naam van je huis. Ze gaan vanzelf, op een dag die we elke dag opnieuw uit de boeking afleiden. Verzet een gast zijn verblijf, dan schuiven de mails mee. Op Gastmails zet je elke mail aan of uit en schrijf je zo nodig je eigen woorden.

Open Gastmails

Welke mails, wanneer

Mail	Wanneer
Bevestiging	direct nadat de boeking bevestigd is
Herinnering aanbetaling	veertien dagen voor aankomst, alleen als er nog iets openstaat
Een week vooraf	zeven dagen voor aankomst, met de link om online in te checken en de link naar de verblijfspagina
Twee dagen vooraf	twee dagen voor aankomst, met de praktische dingen
Vraag om een review	de dag na vertrek
Nog te betalen	alleen als jij hem verstuurt, na een verblijf met een openstaand bedrag
Optie loopt af	voordat een optie afloopt, met de vervaltijd erin

Elke mail gaat per boeking één keer, en nooit twee op één dag. Daarnaast krijgt de gast een mail als jij antwoordt op een bericht van hem, en krijgt een reisgenoot een eigen link als de hoofdgast hem die stuurt bij het online inchecken.

Een voorbeeld: Jasper Hoekstra boekt op 1 mei bij Hotel La Esperanza van 20 tot 23 mei. Hij krijgt de bevestiging op 1 mei, de herinnering aanbetaling op 6 mei als er dan nog iets openstaat, de mail van een week vooraf op 13 mei, die van twee dagen vooraf op 18 mei en de vraag om een review op 24 mei.

Als een gast laat boekt

Boekt een gast na de dag van een mail, dan halen we de mail van een week of twee dagen vooraf in op de eerstvolgende dag zonder andere mail. Boekt hij vijf dagen vooraf, dan komt de mail van een week vooraf de dag na de bevestiging. Boekt hij drie dagen vooraf of later, dan vervalt die en krijgt de mail van twee dagen vooraf de knop voor extra's. Een ingehaalde mail noemt de aankomstdatum in plaats van over een week of overmorgen, en gebruikt jouw onderwerp en inleiding niet; je slotzin wel.

In welke taal

In de taal waarin de gast boekte: Nederlands, Engels, Spaans of Duits. Je eigen tekst schrijf je in het Nederlands, Engels of Spaans. Een taal die je leeg laat, en het Duits, houdt onze tekst.

Wat je aanpast

• "Uitzetten" en "Aanzetten": een mail die uitstaat, krijgt het label "Staat uit" en gaat niet. Handig als je hem zelf verstuurt.
• "Tekst aanpassen": je schrijft het "Onderwerp", de "Inleiding" en een "Slotzin". De referentie, de data, het openstaande bedrag en de knoppen staan er altijd in.
• Onder "Herinneringen" zet je reeksen aan met een doel: online inchecken, de gegevens van het identiteitsbewijs of een openstaand bedrag. Een reeks stopt vanzelf zodra het doel bereikt is.

Ook via WhatsApp

Koos de gast zelf voor WhatsApp, in de boekingsmodule of bij het online inchecken, dan krijgt hij de bevestiging, de mail van twee dagen vooraf en de herinneringen daarna ook als kort bericht via WhatsApp, vanaf het nummer van je huis. De mail blijft de bron: de kopie gaat pas als de mail verstuurd is, met dezelfde naam, datums, boekingsnummer en link, en zonder verstuurde mail gaat er geen kopie. Hoogstens één WhatsApp-bericht per gast per dag. Een mail die uitstaat, krijgt ook geen kopie. Hoe het werkt en wat het kost: WhatsApp Business.

Goed om te weten

• Alleen de vraag om een review kan huizen tonen die je aanraadt. De mails vóór het verblijf doen dat niet.
• Heeft de gast al online ingecheckt en staat de upgrade twee dagen vooraf al open, dan wijst die mail naar de ruimere kamer op zijn verblijfspagina.
• Een huis in de pauzestand stuurt geen automatische mails, behalve de bevestiging van een nieuwe boeking.
• Zonder e-mailadres bij de boeking gaat er niets.