Online inchecken

Met online inchecken vult je gast vóór aankomst de gegevens in van iedereen die meekomt. Bij aankomst hoeft er dan niets meer ingevuld te worden. Wat het formulier vraagt, hangt af van het land van je huis: in Spanje ook het document, voor de wettelijke melding. De gast heeft geen account nodig: hij opent het formulier met de link uit zijn mail.

Open Online inchecken

Zelf samenstellen

Op Online inchecken, te vinden onder Je huis, kies je wat een gast doorloopt:

• De stappen. Wat het land van je huis verplicht, staat vast en heeft een slot: de gasten met hun gegevens, het bevestigen, en in Spanje het document. De rest zet je aan of uit en verschuif je met de pijltjes: de aankomsttijd, je eigen vragen, de huisregels, de handtekening, en na het versturen het upgradeaanbod en de extra's. Buiten Spanje vraagt het inchecken geen document en geen foto ervan, en dat kun je ook niet aanzetten: waar de wet geen kopie vraagt, bewaren we er geen (in Nederland mag een kopie zelfs niet). Klik op "Stappen opslaan".
• Wanneer het opent. Standaard kan de gast inchecken zodra de boeking er is. Kies je een aantal dagen vóór aankomst, dan ziet hij daarvoor wanneer het kan. Zeven dagen past bij de mail van een week vooraf.
• Eigen vragen. Met "Vraag toevoegen" maak je een open vraag, een keuze of een ja-of-neevraag, per taal. Schrijf erbij waarvoor je het wilt weten: zonder doel kun je de vraag niet opslaan. Antwoorden staan bij de boeking en blijven tot een jaar na vertrek.
• Huisregels. Schrijf ze per taal en klik op "Opslaan als nieuwe versie". Wie al tekende, houdt de versie die hij las; die staat als pdf bij de boeking.
• Bekijk het als gast. Opent het inchecken met jouw stappen in het Nederlands, Engels, Spaans of Duits, zonder iets op te slaan.

Ontbreekt een vraag of de huisregels in een taal, dan ziet een gast in die taal de Engelse tekst, of de Nederlandse als die er ook niet is. Het scherm zegt welke talen ontbreken.

Open Gastmails

Hoe de gast er komt

De link staat in de mail van een week vooraf. Heeft hij nog niet ingecheckt, dan ook in de mail van twee dagen vooraf en op zijn verblijfspagina. Zet je op Gastmails de herinneringsreeks voor online inchecken aan, dan krijgt hij herinneringen tot het formulier ondertekend is.

Wat de gast doet

1. Wie er komen. Een regel per gast. Voor een reisgenoot kan hij een eigen link maken en die delen met "Link kopiëren" of via WhatsApp. Een eigen link werkt tot de aankomstdag om 12:00.
2. Gegevens. In Spanje naam, geboortedatum en nationaliteit, precies zoals op het document. Elders is alleen voor- en achternaam verplicht; de rest mag leeg. Boekte de gast via een boekingssite, dan vraagt het formulier om "Je eigen e-mailadres": het adres van die site houdt na het verblijf op.
3. Document, alleen in Spanje. Bij "Scan je document" kiest de gast "Paspoort", "ID-kaart" of "Verblijfsdocument". Bij een paspoort is de fotopagina genoeg. Bij een ID-kaart scant hij eerst de voorkant met de foto en dan de achterkant met de drie regels met <<<. De telefoon leest de regels zelf en de gast kijkt ze na. Lukt scannen niet, dan typt hij de regels over met "Zelf overtypen" of vult hij de velden zelf in.
4. Jouw stappen, in de volgorde die je koos: de aankomsttijd, je eigen vragen, de huisregels met het vinkje "Ik heb de huisregels gelezen en ga akkoord", en de handtekening (tekenen met een vinger, of de naam typen).
5. Bevestigen. Een overzicht en het vinkje "Ik bevestig dat deze gegevens kloppen". Met "Versturen" gaat alles naar je huis.

Wat de gast typt, blijft op zijn telefoon bewaard; hij kan later met dezelfde link verder.

Na het versturen

De gast ziet dat het geregeld is en wie er nog met een eigen link bezig is. Daaronder, in de volgorde die je koos: heb je een ruimere kamer vrij, dan krijgt hij één aanbod onder "Liever wat ruimer?"; het bedrag komt op zijn rekening. Dat aanbod staat er alleen in de dagen vóór aankomst die je op Tarieven kiest, standaard vanaf twee dagen ervoor tot en met de aankomstdag. Kan er nog iets bij, dan staat er een link naar wat hij kan bijbestellen.

Vroeg inchecken en laat uitchecken

Verkoop je tijdvakken op Tarieven, dan kan de gast in de stap Aankomsttijd ook een tijd vóór je incheckstijd kiezen, en vraagt het formulier "Hoe laat vertrek je?". Na het versturen krijgt hij, als het kan, onder "Eerder je kamer in?" of "Langer blijven?" het tijdvak dat bij zijn tijd past, met de prijs. Vroeg kan alleen als zijn kamer de nacht ervoor leeg was: heeft die kamer die ochtend nog een vertrek, dan krijgt hij geen aanbod. Laat kan als er die dag niemand anders in zijn kamer komt, of als de schoonmaak daarna nog op tijd klaar is. Heeft hij nog geen kamer, dan krijgt hij met het tijdvak een kamer die het toelaat, en die blijft vast. Wat het aanbod zet als hij ja zegt, hangt af van wat je kiest: met "Eerst aan mij vragen" krijg je een aandachtpunt met "Bevestigen" en "Afwijzen", met "Meteen bevestigen" staat het meteen op zijn rekening. De stap Vroeg inchecken en laat uitchecken zet je hier aan of uit, net als de upgrade.

WhatsApp voor de gast

Heb je WhatsApp Business gekoppeld en zijn de kopieën goedgekeurd, dan staat bij het bevestigen ook "Stuur me ook een kopie via WhatsApp", nooit vooraf aangevinkt, alleen voor de hoofdgast, en alleen als hij het nog niet koos in de boekingsmodule. Het bericht gaat naar het telefoonnummer bij zijn gegevens; zonder nummer vraagt het formulier daarom, en zonder landnummer nemen we dat van het land van de boeking, anders van je huis. De berichten voor zijn aankomst komen dan ook via WhatsApp, naast de mail.

Goed om te weten

• De antwoorden en wat de gast tekende, staan bij de boeking op het tabblad Gasten, met "Pdf bekijken" voor de ondertekende huisregels.
• Zet je het upgradeaanbod uit, dan staat het ook niet meer op de verblijfspagina en niet in de mail van twee dagen vooraf.
• Een rijbewijs, een visum en de Franse identiteitskaart van vóór 2021 lezen we niet. Die gegevens vult de gast zelf in.
• De foto van het document wordt versleuteld bewaard en verwijderd zodra de melding van de gasten geaccepteerd is.
• Alleen voor een huis in Spanje meldt Noren de gegevens bij SES.HOSPEDAJES. Hoe dat werkt, staat in Meldplicht in Spanje; de gegevens van de webdienst vul je in op SES.HOSPEDAJES.