Gasten

Op Gasten zie je wie er aankomt en of iedereen het check-informulier heeft ingevuld. Ligt een van je huizen in Spanje, dan staat er ook hoe de wettelijke melding ervoor staat. Daarnaast staat het gastenbestand.

Open Gasten

Vandaag gemeld

Ligt een van je huizen in Spanje, dan staat bovenaan "Vandaag gemeld": één zin of alle aankomsten van vandaag gemeld zijn, en per aankomst een regel met de stand en, als hij gemeld is, het ontvangstnummer dat de instantie teruggaf. Wat nog openstaat, staat bovenaan. Een melding bij de oefendienst heet daar "oefenmelding".

Is de melding van een gast van vandaag of gisteren afgewezen, of over de termijn van 24 uur heen nog niet aangenomen, dan staat er ook een voorstel "Meldplicht" op Aandacht. "Doen" biedt de melding opnieuw aan, net als "Opnieuw aanbieden" hieronder; pas eerst aan wat de instantie noemt. Een gast die nog moet inchecken, krijgt daar het voorstel met de herinnering.

De aankomsten

Elke rij is één boeking vanaf een week terug: de hoofdgast, het kanaal, de aankomstdatum, het boekingsnummer en het aantal personen. Geannuleerde boekingen en opties staan er niet bij. Rechts staat hoeveel gasten het formulier invulden, met een label.

Op het scherm	Huis in Spanje	Huis elders
Labels	"Wacht op de gast", "Wordt verstuurd", "Gemeld", "Vraagt aandacht"	"Wacht op de gast", "Ingecheckt"
Filters	"Alles", "Wacht op de gast", "Vraagt aandacht", "Gemeld"	"Alles", "Wacht op de gast", "Ingecheckt"

• "Kopieer check-in-link" zet de link naar het formulier op je klembord.
• "Opnieuw aanbieden" staat bij een afgewezen melding van de gasten, met de reden in de woorden van de instantie. Pas eerst aan wat die noemt; binnen vijf minuten gaat er een nieuwe poging weg.
• "Reserveringsmelding afgewezen" staat eronder als de instantie de reservering zelf weigerde, met de reden en "Reservering opnieuw aanbieden". Ook die rij telt mee bij "Vraagt aandacht".
• Bij een gemelde aankomst staat het ontvangstnummer onder de rij.
• De naam opent het gastprofiel, het boekingsnummer de boeking.

Wat je goed moet weten

• "Gemeld" betekent pas dat SES.HOSPEDAJES de melding heeft als die op "Koppelingen" op "Gekoppeld" staat; anders ging hij naar een oefendienst. Zie Meldplicht in Spanje.
• Een afgewezen intrekking van een geannuleerde boeking zie je hier niet; die staat in het boekingspaneel onder "Documenten".
• De gegevens van het inchecken worden versleuteld bewaard en na drie jaar automatisch verwijderd, in elk land.

Het gastenbestand

"Naar het gastenbestand" opent de lijst van al je gasten, elk met zijn boekingen eronder. Per gast staat of hij post wil ("Wil post", "Geen toestemming" of "Afgemeld"), en wanneer en waar hij ja zei. Dat is je bewijs van toestemming.

• "Zoeken" werkt op naam of e-mailadres; druk op Enter.
• "Naar Excel" downloadt de lijst zoals je hem ziet, met je zoekterm erop. Onder "Ander formaat" staat dezelfde lijst als CSV.
• "Inzage downloaden" geeft alles wat over deze gast bewaard is, voor een inzageverzoek.
• "Anonimiseren" wist naam, e-mailadres, telefoonnummer, de notitie bij de boeking en de toestemming. Dat is niet terug te draaien. De boeking blijft staan met haar bedragen en betalingen. Valt een verblijf nog binnen de bewaartermijn van drie jaar, dan blijven de gegevens van het inchecken versleuteld staan tot die termijn om is.

Een gast die via een kanaal boekte, staat er vaak zonder e-mailadres. Bij hem kun je niets downloaden of anonimiseren. Bij het online inchecken vraagt het formulier zo'n gast om zijn eigen adres.

Dezelfde gast twee keer

Lijken twee regels in het gastenbestand dezelfde gast, dan komt er op Aandacht een voorstel "Dubbele gasten". "Doen" zet ze op één regel, met Samengevoegd met eronder; ieder adres houdt zijn eigen toestemming.

In het gastprofiel staat onder "Dezelfde gast?" wie erbij hoort en waarom. "Uit elkaar halen" haalt een regel eraf; "Terugdraaien" zet een samenvoeging of splitsing terug, tot dertig dagen erna. Geen boeking of registratie verandert.

Kwam er geen voorstel, dan voeg je zelf samen met "Samenvoegen met…" onder "Dezelfde gast?". Zoek de andere gast op naam of e-mailadres, klik op "Zoeken" en kies bij de juiste regel "Samenvoegen". Ook dat kun je dertig dagen terugdraaien.

Zie ook Online inchecken.