Check-in online

Con el check-in online, su huésped rellena antes de llegar los datos de todas las personas que vienen. A la llegada no hay que rellenar nada. Lo que pide el formulario depende del país de su alojamiento: en España también el documento, para el parte de viajeros. El huésped no necesita cuenta: abre el formulario con el enlace de su correo.

Abrir Online check-in

Montarlo a su manera

En Online check-in, bajo Your property, usted elige lo que recorre el huésped:

• Los pasos. Lo que exige el país de su alojamiento es fijo y lleva un candado: los huéspedes con sus datos, la confirmación y, en España, el documento. El resto lo activa o desactiva y lo mueve con las flechas: la hora de llegada, sus propias preguntas, las normas de la casa, la firma y, después de enviar, la oferta de upgrade y los extras. Fuera de España el check-in no pide documento ni foto del documento, y no se puede activar: donde la ley no pide una copia, no la guardamos (en los Países Bajos ni siquiera está permitida). Pulse "Save steps".
• Cuándo se abre. Por defecto el huésped puede hacer el check-in en cuanto existe la reserva. Si elige un número de días antes de la llegada, antes de ese día ve cuándo se abre. Siete días encaja con el correo de una semana antes.
• Preguntas propias. Con "Add question" crea una pregunta abierta, de elección o de sí o no, por idioma. Escriba para qué quiere saberlo: sin finalidad la pregunta no se guarda. Las respuestas quedan en la reserva hasta un año después de la salida.
• Normas de la casa. Escríbalas por idioma y pulse "Save as a new version". Quien ya firmó conserva la versión que leyó; está en la reserva como PDF.
• See it as a guest. Abre el check-in con sus pasos en neerlandés, inglés, español o alemán, sin guardar nada.

Si falta una pregunta o las normas en un idioma, el huésped en ese idioma ve el texto en inglés, o en neerlandés si tampoco está. La pantalla dice qué idiomas faltan.

Abrir Guest mails

Cómo llega el huésped

El enlace va en el correo de una semana antes. Si todavía no ha hecho el check-in, también en el de dos días antes y en su página de la estancia. Si activa en Guest mails la serie de recordatorios del check-in online, recibe recordatorios hasta que firme el formulario.

Qué hace el huésped

1. Quién viene. Una línea por huésped. Para un acompañante puede crear un enlace propio y compartirlo con "Copiar enlace" o por WhatsApp. Un enlace propio funciona hasta las 12:00 del día de llegada.
2. Datos. En España, nombre, fecha de nacimiento y nacionalidad, tal como figuran en el documento. En otros países solo son obligatorios el nombre y los apellidos; el resto puede quedar vacío. Si el huésped reservó a través de una web de reservas, el formulario pide "Su propio correo electrónico": la dirección de esa web deja de funcionar después de la estancia.
3. Documento, solo en España. En "Escanee su documento" el huésped elige "Pasaporte", "DNI o ID" o "Permiso de residencia". Con un pasaporte basta la página de la foto. Con un DNI escanea primero el anverso con la foto y luego el reverso con las tres líneas con <<<. El teléfono lee las líneas por sí mismo y el huésped las revisa. Si no logra escanear, escribe las líneas con "Escribirlas" o rellena los campos él mismo.
4. Sus pasos, en el orden que eligió: la hora de llegada, sus propias preguntas, las normas de la casa con la casilla "He leído las normas de la casa y las acepto", y la firma (con el dedo, o escribiendo el nombre).
5. Confirmar. Un resumen y la casilla "Confirmo que estos datos son correctos". Con "Enviar" todo pasa a su alojamiento.

Lo que escribe el huésped se guarda en su teléfono; puede seguir más tarde con el mismo enlace.

Después de enviar

El huésped ve que está hecho y quién sigue pendiente con un enlace propio. Debajo, en el orden que eligió: si tiene libre una habitación más amplia, recibe una oferta bajo "¿Algo más amplio?"; el importe va a su cuenta. La oferta solo aparece en los días antes de la llegada que usted elige en Rates, por defecto desde dos días antes hasta el día de llegada incluido. Si se puede añadir algo, aparece un enlace a lo que puede pedir.

Check-in anticipado y salida tardía

Si vende franjas horarias en Tarifas, el huésped puede elegir en el paso de la hora de llegada también una hora anterior a su hora de check-in, y el formulario pregunta "¿A qué hora se irá?". Después de enviar, si es posible, recibe bajo "¿Entrar antes en su habitación?" o "¿Quedarse un poco más?" la franja que encaja con su hora, con el precio. Antes solo es posible si su habitación estaba vacía la noche anterior: si esa habitación aún tiene una salida esa mañana, no hay oferta. Más tarde es posible si nadie más llega a su habitación ese día, o si la limpieza aún llega a tiempo. Si todavía no tiene habitación, la franja viene con una habitación que lo permite, y esa queda fija. Usted elige si una compra pasa primero por usted (un punto de atención con un botón) o se confirma enseguida en su cuenta. Este paso lo activa o desactiva aquí, igual que el upgrade.

WhatsApp para el huésped

Si ha conectado WhatsApp Business y las copias están aprobadas, al confirmar aparece también "Envíenme también una copia por WhatsApp", nunca marcada de antemano, solo para el huésped principal y solo si no lo eligió ya en el motor de reservas. El mensaje va al número de teléfono de sus datos; sin número, el formulario lo pide, y sin prefijo tomamos el de su nacionalidad. Los mensajes antes de su llegada le llegan entonces también por WhatsApp, junto al correo.

Conviene saber

• Las respuestas y lo que firmó el huésped están en la reserva, en la pestaña Guests, con "View PDF" para las normas firmadas.
• Si desactiva la oferta de upgrade, tampoco aparece en la página de la estancia ni en el correo de dos días antes.
• No leemos el permiso de conducir, los visados ni el carné de identidad francés anterior a 2021. Esos datos los rellena el huésped.
• La foto del documento se guarda cifrada y se borra en cuanto se acepta el parte de viajeros.
• Solo para un alojamiento en España comunica Noren los datos a SES.HOSPEDAJES. Cómo funciona está en Parte de viajeros; los datos del servicio web se rellenan en SES.HOSPEDAJES.